关于启用OA系统办理学籍异动手续的通知

各相关单位：

为进一步优化学校学籍管理流程，提高工作效率，切实解决学生线下跑部门盖章签字的繁琐问题，经教务部研究决定，自2025年6月24日起，休学、复学、保留学籍三类学籍异动手续将启用线上办理模式。现将有关事项通知如下：

一、适用范围

本次线上办理模式适用于休学、复学、保留学籍三类学籍异动手续；退学手续仍维持原有线下办理流程不变。

二、线上办理流程

（一）辅导员发起申请

辅导员需登录“惠州学院一网通办—OA办公系统—我的模板”，在教务部模块中选择对应类型的审批表（《惠州学院学生休学审批表》《惠州学院学生复学审批表》《惠州学院学生保留学籍审批表》），填写信息并上传以下材料：

1.学生的个人申请书（需学生本人、家长签字）；

2.特殊情况证明材料：

（1）因病休学需上传县级以上医院的疾病/康复证明；

（2）因创业申请休学的学生，需按要求上传相关证明材料办理休学手续；

（3）因参军保留学籍需上传相关佐证材料。

（二）审核与办理环节

审批表提交后，审核及办理流程如下：

1. 学生所在二级学院审核；

2. 各相关部门（学生工作部、财务部、现代教育技术中心、保卫部、总务后勤部、图书馆等）审核；

3. 因病休学、复学需总务后勤部卫生所审核；

4. 教务部审核；

5.所有环节完成后，知会各相关部门手续已办理完结。

三、各部门职责

（一）现代教育技术中心：保障OA系统稳定运行，及时处理技术问题。

（二）辅导员（二级学院发起者）：严格核对材料真实性、完整性，跟进流程进度，确保申请规范、及时。

（三）所有审核部门需按职责对学籍异动申请进行审核，确保信息准确；

四、注意事项

（一）各部门需指定专人负责OA系统中学籍异动申请的审核工作，确保流程及时处理。

（二）辅导员需认真填写审批表并正确上传清晰、真实的材料。

（三）如遇系统操作问题或流程疑问，可联系教务部教务科叶老师。

请各部门高度重视，密切配合，共同推进学籍异动手续线上办理工作高效运行。

特此通知。

教务部

2025年6月16日

（联系人：叶老师，联系电话：0752-2527804）