为加强考试档案管理工作，进一步推动教学管理工作的规范化，迎接教育部本科教学工作水平评估，根据《惠州学院考试管理规定》和教学档案管理的有关要求，特发此通知。请各系领导高度重视此项工作，并安排专人负责考试档案的管理和建设。
一、考试档案的主要内容
1、考试工作的整体安排
每学期课程结束之前，各系应对本学期的考试工作做出整体安排，指定考试工作的负责人及协调人，并在系存档。
2、试卷样卷
（1）根据《惠州学院考试管理规定》，考试应同时拟定（或从试题库、试卷库抽取）同一水平的A、B两套考题，并附参考答案和评分标准。两套试卷及其参考答案和评分标准，均应经教研室主任审核、主管教学的系副主任签字后使用。
（2） 所有教学计划规定的课程，其考试使用的两套试卷、参考答案和评分标准、审批材料，均应留开课系（即任课教师所在系）办公室存档。
（3）考试试卷、参考答案和评分标准、审批材料，以课程、教研室为单位存档。
3、考场情况登记表
（1）《考场情况登记表》一式两份，在该课程考试结束时，一份随试卷一起交予阅卷教师，阅卷后随试卷一起存档。另一份交学生所在系保存，用于了解考试情况、处理考试违纪。
（2）考场中如有学生考试违纪，监考教师应在该课程考试过程中（或结束时），将违纪情况及时报告教务处。
4、考试试卷
（1）学生考试试卷由开课系负责存档。任课教师应在每学期期末阅卷工作完成后，将本次考试的试卷命题计划、评阅之后的学生试卷交系教务员统一存档。
（2）存档的试卷，应当按照学生学号（成绩单中学生姓名的顺序）排列。
5、成绩单
（1）阅卷之后，任课教师应按照该课程教学大纲和《惠州学院考试管理规定》，对于课程成绩评定的要求，根据学生的期末考试成绩、平时成绩，评定每个学生的课程成绩（即期末总评成绩）。
（2）任课教师在教务管理系统录入成绩之后，应打印成绩单，签字认可，并于课程考试结束后的三天内交到系教务员处。
（3）成绩单经开课系盖章认可后，应在开课系、学生所在系和教务处同时存档。
（4）对于评定平时成绩所依据的平时测验、实验报告、课程论文、作业等材料，任课教师应当选取其中具有典型意义的代表性材料（一般3至5份）予以保留，并归入该课程的教学档案。
6、课程考试成绩分析材料
每门课程每学期考试结束后，任课教师均应作出考试成绩进行分析报告，交开课系存档。
7、期末考试工作总结
每学期考试周结束后，各教学系应对本学期的考试工作进行书面总结，并在系存档。
二、考试档案的归档要求
各系应按照以下目录存放考试档案：
（一）考试管理档案
1、考试工作的整体安排（含本学期所有考试课程的安排表）
2、考试工作总结（含学生违纪情况）
以上材料一般使用A4纸张。考试安排表等材料，可以用A3纸张对折。
（二）试卷档案
1、课程成绩单
2、考试情况分析报告
3、试卷命题计划
4、课程考试样卷（含参考答案及评分标准）
5、考场情况登记表
6、经评阅的学生考试试卷
试题、试卷材料一般使用A3纸张，其他存档材料可采用A4纸张。材料齐备后，各系应采用教务处统一制作的“考试试卷封面”，按照教务处的要求排序后装订成册。
三、 考试档案的管理
1. 原则上考试档案的存放时间应不少于5年，以备教育行政部门和学校查阅。
2. 各系的考试档案由主管教学的系副主任负责，定期督促教研室将有关材料交教务员归档。
3. 凡归档材料，有关内容、签字均应尽力完备。已归档材料不得私自涂改或撤换。
4. 非教学单位教师承担的课程，其考试档案由该课程所属的开课系存档。
5. 考试档案应及时登记归档，原则上每学期的第四周应完成上一学期的考试档案归档。教务处将定期和不定期检查考试档案的归档情况，并根据需要调阅档案。
6、请各系从本学期起，按此通知执行。2003－2004学年第一学期以来的考试档案，参照此通知执行。
教 务 处
二00六年三月四日